Stale zaostrzające się przepisy dotyczące bezpieczeństwa sprawiają, że firmy zobligowane są do poprawy swoich zabezpieczeń i dbania o bezpieczeństwo swoje, jak i swoich partnerów biznesowych. Prowadząc firmę związaną z finansami, warto wprowadzić do procedury CDD. Customer Due Diligence pozwala na sprawdzenie z jakim klientem możemy mieć do czynienia oraz pozwala na kontrolowanie jego aktywności w ramach naszej firmy.

Obecnie CDD jest jednym ze standardowych procesów używanych podczas weryfikacji tożsamości klienta. Nie jest ono skomplikowane, a pozwala na stały monitoring klienta oraz pozyskanie podstawowych informacji na jego temat, które mogą w znacznym stopniu przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa przedsiębiorstwa oraz relacji z użytkownikiem. 

Po wybuchu afery związanej z Panama Papers kraje na całym świecie wprowadziły nowe regulacje, zobowiązujące instytucje związane z finansami do poprawienia swoich zabezpieczeń. Mają one na celu powstrzymanie podobnych sytuacji w przyszłości. I właśnie dlatego tak ważne jest wprowadzenie CDD. Dzięki temu firmy otrzymują wiele ważnych informacji związanych z przeszłością i obecnym stanem swojego klienta. Na tej podstawie mogą stwierdzić poziom ryzyka, jaki niesie ze sobą transakcja z danym usługobiorcą oraz stale kontrolować jego poczynania, monitorując różne zmiany, które mogą mieć wpływ na dalszą współpracę. 

Currently, CDD is one of the standard processes used during client identity verification. It is not complicated and allows constant monitoring of clients and obtaining basic information about them. This can significantly contribute to increasing the security of the company and the relationship with the user. 

After the breakout of the Panama Papers scandal, countries around the world introduced new regulations that obligate financial institutions to improve their security. These regulations are intended to stop similar situations from happening in the future. This is why the introduction of the CDD is so important. Thanks to this, companies receive a lot of important information related to the past and current state of their clients. On this basis, they can determine the level of risk associated with the transaction with a given service recipient and constantly control their activities, monitoring various changes that may affect further cooperation. 

Dlaczego więc firmy powinny realizować proces, jakim jest CDD?

Kiedy nawiązujemy współpracę z nowym klientem, chcemy wiedzieć o nim wszystko lub najwięcej ile się da. Poznajemy jego imię i nazwisko, adres oraz inne ważne dane personalne. W zebraniu tych informacji pomaga CDD (Customer Due Diligence). Pozwala to na zabezpieczenie biznesu przed potencjalnym oszustwem. Na przykład zdarzyć się może, że jeśli klient nie przejdzie procedury AML (Anti Money Laundering), to w niektórych krajach nie może wykonać transakcji powyżej określonej kwoty. Zależy to przede wszystkim od regulacji, jakie wprowadziły konkretne państwa w walce z oszustami. 

Dla przykładu w USA biuro Departamentu Skarbu Stanów Zjednoczonych wydało poradnik mówiący o CDD i potrzebie wykonywania tego procesu przez przedsiębiorstwa. Również Unia Europejska wprowadziła specjalne dyrektywy nakazujące realizację procedur AML, które powiązane są z Customer Due Diligence. Tym samym wprowadzając CDD w swojej firmie, mamy pewność, że spełniamy wszelkie normy i regulacje.

Czym dokładnie jest Customer Due Diligence?

Ciągła należyta staranność (CDD) polega na monitorowaniu klienta i jego aktywności, co pozwala na kontrolę jego działań. Dzięki temu zwiększa się prawdopodobieństwo, że klient, który jest już nam znany, wciąż jest tą samą osobą, za którą się podawał oraz wykonuje dokładnie te same czynności co w momencie pierwotnej weryfikacji. Zapobiega to między innymi przekazywaniu kont osobom, które tej weryfikacji by nie przeszły. 

CDD jest przede wszystkim jednym z zabezpieczeń, które pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa firmy. Dzięki temu procesowi zmniejsza się ryzyko oszustw, a co za tym idzie strat na jakie narażają przedsiębiorstwa ich klienci. 

CDD is primarily one of the security measures that allow you to increase the security of the company. Thanks to this process, the risk of fraud is reduced, and hence the losses to which their customers are exposed. 

CDD w kilku prostych krokach

Cały proces Customer Due Diligence podzielić można na trzy kroki, a ich wykonanie nie jest skomplikowane. Każdy z nich przyczynia się do poprawy bezpieczeństwa.

  1. Identyfikacja klienta i podstawowe informacje na jego temat: firmy identyfikują klienta na podstawie podstawowych danych osobowych, tj. imię i nazwisko, zdjęcie dokumentu tożsamości, adres, numer telefonu, adres email ale też np. akt urodzenia;
  2. Ocena ryzyka: na podstawie danych osobowych klienta, jego miejsca zamieszkania oraz typu biznesu jaki prowadzi można wyliczyć poziom zagrożenia związanego z oszustwem lub możliwością prania brudnych pieniędzy. Poziom zagrożenia jakie niesie ze sobą dany klient wskazuje na to, ile należytej staranności należy włożyć w jego identyfikację. Im większy stopień ryzyka, tym CDD musi być dokładniejsze, niżeli przy niskim stopniu zagrożenia ze strony klienta;
  3. Bieżący monitoring: CDD nie zatrzymuje się w momencie zaakceptowania klienta. Trwa przez cały czas, do momentu, aż klient zrezygnuje z danych usług. Należy stale monitorować klienta, zwłaszcza tych z dużym stopniem ryzyka, kontrolować podejrzane transakcje, czy też zmianę jego miejsca zamieszkania. Jednocześnie należy mieć oko także na tych klientów, którzy na początku nieśli ze sobą niskie niebezpieczeństwo, ponieważ w każdym momencie ktoś z nich mógł zostać np. osobą publiczną;
  4. Dodatkowym krokiem, który zyskał na popularności po aferze Panama Papers są informacje biznesowe: sprawdzenie modelu biznesowego klienta, zebranie informacji na temat finansowania oraz korzyści związanych z danym biznesem.

CDD pomaga określić ryzyko na jakie wystawione może zostać przedsiębiorstwo. Dlatego istnieje kilka sposobów do prawidłowego wykonania tego procesu.

  • Kategoryzowanie klientów na podstawie ryzyka, jakie ze sobą niosą, co pozwoli przechowywać ich dane w bezpiecznym miejscu i przenieść je, jeśli wystąpią nowe regulacje prawne;
  • Przed rozpoczęciem podjęcia współpracy z klientem warto stworzyć jego ogólny profil, aby wiedzieć z kim możemy mieć do czynienia i umieć wykryć możliwe próby oszustw, już na wczesnym poziomie potencjalnej współpracy.
  • Należy określić, czy potrzebne będzie przeprowadzenie wzmocnionej należytej staranności (EDD).

Kiedy potrzebne jest EDD?

Czasami samo CDD nie wystarcza, wtedy należy wdrożyć EDD (Enhanced Due Diligence). Przydaje się kiedy do czynienia możemy mieć z PEPami (pollitically exposed persons), czyli osobami publicznymi, głównie politykami, którzy mogą być zamieszani w pranie brudnych pieniędzy. Żeby uniknąć potencjalnych kłopotów z tym związanych, należy  wtedy przeprowadzić kilka dodatkowych weryfikacji, np.:

  • Użycie dodatkowych materiałów do identyfikacji;
  • Ustalenie źródła dochodów i finansowania klienta oraz jego majątku;
  • Bliższa analiza powodów przeprowadzenia transakcji lub pochodzenia biznesu;
  • Stałe monitorowanie przebiegających procedur.

Dzięki temu możemy wykluczyć osoby, z którymi lepiej nie rozpoczynać relacji biznesowych lub posiąść wiedzę na temat tego, na kogo należy zwracać szczególną uwagę i czyje ruchy obserwować ze zwiększoną czujnością.

Bieżący monitoring 

Jedną ze składowych EDD jest bieżący monitoring, który pozwala na stałe monitorowanie transakcji jakich dokonuje klient. Jest to potrzebne i niezwykle ważne, żeby na bieżąco kontrolować wszelkie ruchy, nawet te wykonywane z mniejszą częstotliwością. Nie każda transakcja musi być od razu uznawana za podejrzaną, ale kontrolując poczynania klienta, można posiąść wiedzę na temat tego, czy np. w niedługim czasie nie zmieni się jego ryzyko czy profil biznesowy. Bieżący monitoring polega na:

  • Monitorowaniu transakcji, aby upewnić się czy transakcje jakich dokonuje klient mają stopień ryzyka podobny temu, jaki został mu na początku przyznany;
  • Reagowaniu na wszelkie zmiany profilu ryzyka lub wszelkie ruchy, które mogą budzić podejrzenia;
  • Zachowywanie potrzebnych danych, nagrań, dokumentów i innych informacji, które mogą być przydatne przy CDD.

Bieżący monitoring powinien dotyczyć wszelkich relacji biznesowych, ale może służyć też do odzwierciedlenia ryzyka klienta. 

CDD z Fully-Verified

Jeśli instytucje potrzebują pełnej wiedzy na temat klienta, aby mieć pewność, że nie zostaną wykorzystane do podejrzanych transakcji czy prania brudnych pieniędzy, obowiązkowo powinny wprowadzić CDD. Dzięki temu mogą zmniejszyć ryzyko, jakie niesie ze sobą potencjalny klient oraz na bieżąco śledzić jego poczynania. 

Pomóc w tym może Fully-Verified, gdzie wśród wachlarza usług zapewniających bezpieczeństwo,  weryfikacja tożsamości opiera się na CDD oraz EDD, zarówno przy onboardingu, jak i bieżącym monitoringu. Dodatkowo wykonywane mogą być m.in. weryfikacje adresów zamieszkania, czy też listy sankcyjne i PEP. Dzięki temu obsługiwane przez Fully-Verified firmy będą posiadały jak najobszerniejszą wiedzę na temat swojego klienta lub partnera biznesowego. 

Wprowadzając w firmie Customer Due Diligence nie tylko zwiększa się bezpieczeństwo, ale także zyskuje się zaufanie klienta, co jest najlepszym wyznacznikiem tego, czy warto było wdrożyć dodatkowe zabezpieczenia.

Related Post

Leave a Comment

Fully-Verified was created as answer to its founders collectively losing over $150 000 to various types of fraud in their eCommerce businesses.